Sammelanmeldungen gibt’s nicht mehr – Sammelanmeldungen gibt’s doch wieder

Vor einiger Zeit hatte uns das Luftfahrt-Bundesamt die Möglichkeit genommen, Prüfungsanmeldungen als Sammelanmeldung einzureichen. Als Begründung wurden die Einführung der elektronischen Akte (E-Akte) und damit verbundene datenschutzrechtliche Anforderungen genannt. Wir hatten darüber berichtet.

Was wir damals kritisiert haben, war nicht die Abschaffung der Sammelanmeldung an sich. Es war vielmehr die Tatsache, dass offenbar keine Überlegungen angestellt wurden, wie man das neue Verfahren für alle Beteiligten möglichst einfach und praktikabel gestalten könnte. Stattdessen wurden die bisherigen Formulare beibehalten. Nur mussten diese nun für jeden einzelnen Prüfling vollständig ausgefüllt und eingereicht werden. Der zusätzliche Verwaltungsaufwand wurde damit schlicht auf die Unternehmen verlagert.

Und genau hier kommen wir zu unserer vorherigen News „Kleine Gruppen – große Wirkung!“

Hätte es bereits kleinere, themenspezifische Gesprächsrunden zwischen dem Luftfahrt-Bundesamt und den betroffenen Unternehmen gegeben, hätte man gemeinsam nach einer vernünftigen Lösung suchen können. Denn natürlich kann es nachvollziehbare Gründe dafür geben, personenbezogene Vorgänge in getrennten E-Akten zu führen und dabei datenschutzrechtliche Anforderungen zu berücksichtigen.

Nehmen wir beispielsweise eine Sammelanmeldung mit vier Prüflingen. Wenn für jeden Prüfling eine eigene E-Akte geführt wird, müsste sichergestellt werden, dass die jeweils relevanten personenbezogenen Unterlagen auch nur der entsprechenden Akte zugeordnet werden. Aber muss deshalb tatsächlich jeder Antrag viermal vollständig ausgefüllt werden?

Warum könnte man nicht beispielsweise einen gemeinsamen Antrag mit den allgemeinen Firmendaten und den Angaben zum Ausbilder einreichen und für jeden Prüfling lediglich ein separates personenbezogenes Beiblatt ergänzen? Ein Antrag, vier Beiblätter – und die Behörde könnte die Unterlagen den jeweiligen Vorgängen zuordnen. Ob genau dieses Verfahren technisch und datenschutzrechtlich umsetzbar wäre, müsste natürlich gemeinsam geprüft werden.

Vielleicht gibt es auch noch viel bessere Möglichkeiten. Viele Wege führen nach Rom – man muss nur bereit sein, sie gemeinsam zu suchen. Die Praxis kennt die Probleme. Die Behörde kennt ihre Anforderungen. Gemeinsam können wir gute Lösungen entwickeln, die beiden Seiten gerecht werden.

Das viel bemühte Wort „Bürokratieabbau“ ist bei uns und auch bei den Behörden – zum Leidwesen aller – eben derzeit nur ein Wort.